Kehittämispäivän ohjelma mietinnässä – viisi vinkkiä suunnittelun avuksi

Kehittämispäivä, tiimipäivä, hyvinvointipäivä, virkistyspäivä – tiimityön ja työyhteisön kehittämisen rakkaalla työmenetelmällä on monta nimeä. Kehittämis- ja tiimipäivillä on edelleen tärkeä rooli työyhteisöjen vuorovaikutuksen ja yhteisöllisyyden vahvistamisessa. Hyvää työkaveri- ja asiakaskokemusta, sosiaalista hyvinvointia ja taitavaa työyhteisöä rakennetaan yhdessä.

Tulevaisuus ei tule, vaan se tehdään

Kokosimme käyttöösi vinkit ajattelua herättelevän ja vaikuttavan kehittämispäivän rakentamiseen. Yhteenvedon askelista löydät tekstin lopusta.

1. Yhdessä hyvä tulee: sitouta tiimi

Onnistunut kehittämispäivä ja -tulos syntyy yhteisöllisesti koko tiimin vaikutuksesta. Yhdessä suunniteltu tiimi- ja kehittämispäivä on siis puoleksi tehty. Kutsu tiimisi mukaan vaikuttamaan kehittämispäivän sisältöön ja toteutustapaan hyvissä ajoin. Lähetätkö ennakkoon tiimille pienen kyselyn tiimin toiveista tai otatko asian esille tiimipalaverissa? Mitä sovitte yhdessä edellisessä kehittämispäivässä?

2. Täsmennä tavoite

Kehittämispäivän tavoite kannattaa suunnitella huolella. Tavoitteisiin sitoutumisen kannalta on oleellista, että ne rakennetaan yhdessä. Siksikin jo suunnitteluvaiheessa kannattaa pyrkiä vastaamaan kysymyksiin:

• Miksi kehittämispäivä on tärkeä?

• Mikä toisi lisäarvoa tiimin toimintaan?

• Mitkä merkit kehittämispäivän lopuksi kertoisivat, että se oli onnistunut?

Nykytilanteen ymmärtäminen on kaiken kehittämisen lähtökohta. Tavoitteen määrittelyä voi miettiä eri näkökulmista, esimerkiksi:

• Hyödynnättekö  henkilöstökyselyn tuloksia tai pulssimittarin osoittamia fiiliksiä?

• Millaista asiakaspalautetta olette saaneet?

• Miten arjen työ on sujunut? Mikä on haastanut tai keskusteluttanut tiimiä erityisesti viime aikoina?

• Millainen on tiimin vireystaso? Onko energiaa kehittämiseen tai pysähdytäänkö työhyvinvoinnin äärelle?

• Onko tarpeen keskittyä yhteistyön, hyvinvoinnin tai työprosessien selkeyttämiseen esimerkiksi laatimalla pelisäännöt yhdessä?

• Haluatteko ideoida uutta tai ratkaista ongelmia, kenties auttaa toisianne etenemään uusissa tavoitteissa ja toimeenpanossa?

• Hyötyisikö uudet työkaverit ja koko tiimi yhteisestä tutustumishetkestä?

• Mentäisiinkö yhdessä vierailulle ja benchmarkkaamaan hyviä käytäntöjä?

3. Less is more: laadi agenda

Kehittämispäivän agendasta kannattaa tehdä ytimekäs, mutta riittävän väljä. Useimmiten vähemmän onkin enemmän. Liian täyteen ”buukattu” päivä vie helposti mehut ja oppiminen hidastuu.

Jätä aikaa keskusteluille ja ideoinnille. Hyödynnä erilaisia ryhmätyömenetelmiä sekä aktivoivia taukoja, jotka tuovat energiaa yhteiseen ajatteluun. Mieti myös, missä kokoonnutte yhteen. Näettekö työtiloissa, vuokraatteko mukavan paikan tai kokoonnutteko luonnonhelmaan? Jos toteutatte kehittämispäivän verkossa, panosta erityisesti aloitukseen, lopetukseen sekä säännöllisiin taukoihin. Ryhtiä ja rakennetta etäkokouksiin -oppaastamme löydät vinkkejä vaikuttavan etätapaamisen järjestämiseen.

4. Kutsu ulkopuolinen herättelemään ajattelua

Kehittämispäivä on tiimin tärkeää yhteistä aikaa ja tärkeä pysähtymishetki sellaisenaan. Joskus myös ulkopuolinen puheenvuoro voi olla paikallaan. Saatko mukaan puheenvuoron naapuritiimistä tai kuuletteko asiakkaan terveisiä?

Uusi ja vähän erilainenkin ajattelun herättelijä voisi olla ulkopuolisen valmentajan vetämä 1-1,5 tunnin mittainen minivalmennus, jonka pohjalta voitte jatkaa yhdessä eteenpäin. Esimerkiksi Työkaveritaidot kunniaan™ -minivalmennus vie ajatukset työkaveritaitoihin ja -kokemukseen. Sen jälkeen voitte yhdessä jatkaa sparrausta vaikkapa työkaveruuden vahvuuksista ja varjoista valmiin tehtävän avulla. Verkkovalmennuksen avulla voit tuoda myös etätyöskentelijöitä yhteen pitkienkin välimatkojen takaa ja vahvistaa samalla työkaverisuhteita.

5. Next steps: mitä tapahtuu kehittämispäivän jälkeen?

Kehittämispäivässä kannattaa pitää katse tulevaisuudessa, vaikka menneen kertaamisessa on myös oma pointtinsa. Nostakaa esille oppeja ja onnistumisia sekä antakaa palautetta toisillenne.

Ole hereillä, jos keskustelu menee liian ongelmakeskeiseksi. Pyri ohjaamaan keskustelua suuntaan, jossa ongelmille haetaan yhdessä ratkaisuja. Tunnistakaa yhdessä asiat, mihin voitte vaikuttaa ja mistä voitte päättää. Laatikaa tältä pohjalta yhteiset kehittämistavoitteet ja sopikaa:

• Mitä tapahtuu kehittämispäivän jälkeen?

• Miten pidätte kehittämisen agendalla arjessa ja miten seuraatte etenemistä?

• Kuinka jaatte onnistumiset, oivallukset ja opit?

Yhdessä sovitut asiat ja toimenpiteet voi myös kirjata tarpeen mukaan työyhteisön kehittämissuunnitelmaan.

Kehittämispäivän tärkeä tavoite on saada kaikkien ajatukset ja osaaminen esiin. Taitavasti laadittu yhteinen tiimipäivä voi olla todellinen arjen suvantohetki, joka antaa paljon energiaa arjen yhteistyöhön.

Muistakaa myös lopuksi kiittää toisianne yhteisestä panoksesta päivän toteuttamiseen. Tulevaisuus ei tule, vaan se tehdään yhdessä!

P.S. Mukavan lisän kehittämis- tai tiimipäivään voisi tuoda myös tutustuminen Taitava Liideri™ lintuparveen, jonka avulla voitte tunnistaa erilaisia toimintatyylejä tiimissä. Tutustu myös oppaisiimme, joista voi olla hyötyä koko tiimille!

Jos kaipaat tukea kehittämispäivän suunnitteluun, autamme sinua mielellämme.